Les modalités de contrôle des connaissances
Rappel des exigences
règlementaires : Les examens réalisés via des moyens numériques (tant qu’ils permettent les mêmes degrés de confiance que l’examen présentiel) sont rendus possibles sur le plan réglementaire par le décret n° 2017-‐619 du 24 avril à
la mise à disposition d'enseignements à distance dans les établissements d'enseignement supérieur. Au sein des établissements qui mettent en œuvre des modalités d’examens alternatives au présentiel, ces modalités doivent être mentionnées dans
le règlement des études passé en CFVU et voté en CA. A défaut, si l’établissement met en œuvre des modalités d’urgence non prévues, il semblerait
minimal de décrire les modalités mises en place dans le Plan de Continuité des Activités
(PCA).
Avant toute chose, consulter les fiches du PCA consacrées à l’organisation et au réaménagement des évaluations et des examens du semestre 2 et de la session 2, et s’assurer que dans tous les cas les modalités de contrôle des connaissances sont
conformes au cadre prévu pour les épreuves. C’est ici : https://blogs.univ-tlse2.fr/covid19-ut2j-plan-continuite/formation-et-vie-universitaire/
Ici l’enregistrement du webinaire AUNEGE : Continuité pédagogique – La question cruciale des examens : https://www.canal-u.tv/video/canal_aunege/webinaire_la_continuite_pedagogique_la_question_cruciale_des_examens.55439
A savoir : « Le délai entre l'affichage, tenant lieu de convocation et l'épreuve (orale ou écrite) ne peut être inférieur à deux semaines » (extrait de la charte du contrôle des connaissances).
La surveillance des épreuves en ligne
L’UT2J réfléchit à s’équiper d’un système de télésurveillance qui permette la tenue d’examens en ligne et à distance dans les conditions du devoir sur table (durée limitée, non accès aux supports de cours ou aide quelconque, vérification de l’identité).
Ce n’est qu’une hypothèse à ce stade, et elle ne concernerait qu’un nombre limité d’épreuves, et d’étudiants. Des annonces seront faites à ce sujet.
Les devoirs au format vidéo (traité plus loin) répondent bien aux exigences du devoir surveillé. Une autre formule, dans certaines conditions : le devoir sur table couplé à une webconférence.
Il est possible enfin d’adapter les épreuves et les sujets (constitution de dossiers ou mémoires, etc.), et sortir du cadre strict du devoir sur table virtuel.
Les étudiants mal équipés (sans ordinateur ou connexion internet)
En temps normal, pour tout examen en ligne et distancié, un point d’accueil équipé (avec éventuellement un surveillant) doit être prévu pour que les étudiants sans possibilité de composer à distance puissent passer l’épreuve. En période de
confinement, la question se pose avec acuité. D’autant plus que pendant la période de confinement ces étudiants n’auront en outre pas pu étudier dans les mêmes conditions que les autres. C’est un point à considérer avec beaucoup d’attention.
Se référer aux fiches du PCA consacrées à l’organisation et au réaménagement des évaluations et des examens (voir plus haut) qui listent des solutions.
A savoir : une action pour faire bénéficier d'ordinateurs les étudiants boursiers non équipés doit déboucher dans les tout prochains jours. Voir la fiche PCA "aides sociales" ici : https://blogs.univ-tlse2.fr/covid19-ut2j-plan-continuite/files/2020/03/Fiche_Aides-sociales.pdf.
La plateforme d’examens en ligne
Une plateforme dédiée aux examens en ligne a été déployée : IRIS-EXAMS. C’est la même application qu’IRIS, avec un fonctionnement identique même si son interface diffère légèrement, mais entièrement séparée de la plateforme de cours en
ligne. Elle offre des avantages en termes de robustesse de l’infrastructure et de sécurisation des sujets d’examen. Il convient de créer les épreuves en ligne sur cette plateforme, et de créer un lien depuis IRIS vers IRIS-EXAMS pour diriger
les étudiants vers leurs épreuves (expliqué dans un chapitre suivant).
A savoir : IRIS-EXAMS peut encaisser entre 2 500 et 3 000 connexions simultanées. Un espace d'examen pour chaque UE de l'offre de formation est déjà présent dans la plateforme.
Il est nécessaire d’entrer en contact avec la DTICE et la DSI pour chaque épreuve en ligne prévue. Les contacts sont eric.ferrante@univ-tlse2.fr et carole.parmentier@univ-tlse2.fr.
Indiquer à chaque fois :
-
Le code UE concernée ;
-
le type d’épreuve (voir plus loin) ;
-
le nombre d’étudiants impliqués ;
-
les date / heure de l’épreuve ;
-
les noms des enseignants qui doivent avoir un accès en édition à l’espace de cours sur IRIS-EXAMS.
L’objectif est d’établir un calendrier qui permette d’anticiper les éventuelles montées en charge du serveur ; et de contrôler le paramétrage des épreuves afin de prévenir les bévues qui pourraient aboutir à des recours. Les accès aux espaces
d’examens seront alors ouverts aux enseignants. La DTICE assure un accompagnement personnalisé (dtice@univ-tlse2.fr). Pour info l’adresse de la plateforme est : https://iris-exams.univ-tlse2.fr (comme pour IRIS, sans aucun rôle dans IRIS-EXAMS, aucune visibilité des espaces d'examen).
Les étudiants en tiers-temps
IRIS-EXAMS possède une fonction qui permet de créer sur une même épreuve des paramètres différenciés applicables à des groupes d’étudiants ciblés. C’est un système de dérogation qu’il faudra utiliser pour augmenter d’un tiers la durée d’une épreuve
pour les étudiants en situation d’handicap. Il faut bien sûr avoir repéré ces derniers, et, s’ils sont nombreux, les inscrire dans un groupe dans IRIS-EXAMS et appliquer la dérogation au groupe.
Points de vigilance et conseils
-
Les étudiants doivent avoir leurs compte ENT actifs et opérationnels (attention aux mots de passe perdus). Effectuer des vérifications en amont.
-
Les étudiants doivent avoir leurs inscriptions pédagogiques (IP) finalisés et
sans erreur (attention aux Erasmus et autres contrats de coopération), sous peine de ne pas avoir accès à l’espace d’examen dans IRIS-EXAMS (les inscriptions automatiques des étudiants dans ces espaces sont basées sur les IP).=
-
Il est conseillé, autant que possible, de tenir des examens blancs dans les conditions réelles de l’épreuve prévue. Cela permettra de lever des difficultés éventuelles non prévues, et aussi de mettre les étudiants en confiance.
-
Il faut porter une attention particulière au calendrier des examens. Il faut éviter que des étudiants soient convoqués à plusieurs épreuves en même temps. Il faut se référer à un calendrier officiel construit selon les règles habituelles.
Dans le même ordre d’idée, attention aux créneaux calés hors heures de bureau, et aux dates de fin de remise de devoirs qui tomberaient la nuit ou pendant les WE. La DSI et la DTICE ne seront pas forcément en alerte à ces moments-là,
et il n’y aura alors pas d’intervention d’urgence.
- Dans le cas d’une épreuve en temps limité, un membre de l’équipe pédagogique peut rester connecter sur la page de l’examen, surveiller le déroulement de l’épreuve, et porter assistance si besoin. Beaucoup de problèmes peuvent être résolus en temps réel, par cet enseignant, par messagerie interposée ou un système de chat.
En cas de recours
L’activité des utilisateurs d’IRIS-EXAMS est enregistrée dans des rapports qui peuvent servir de référence en cas de recours. Il s’agit de confronter les propos d’un étudiant qui aurait formulé un recours à la réalité de son activité (chaque
action est enregistrée, avec date et heure). Dans certains cas cela met en évidence des distorsions, ou au contraire des concordances qui permettent de tirer des conclusions. Il y a des cas où l’ambiguïté demeure.
Sauvegarde des travaux
C’est une obligation légale, les devoirs doivent être conservés au moins un an, y compris pour les épreuves au format numérique. Comme sur IRIS, les étudiants inscrits dans les espaces d’examen d’IRIS-EXAMS sont désinscrits au terme de l’année universitaire
pour laisser la place à la promotion suivante. Dans ce cas, tous leurs travaux disparaissent. Les devoirs ou tentatives de QCM sont considérés comme des données personnelles et sont donc perdues après désinscription des étudiants. Un système de
sauvegarde a été mis en place par la DSI, mais il ne permet pas de remonter un an en arrière, juste quelques semaines.
Il faut donc
télécharger
les travaux et les conserver, en plusieurs exemplaires, sur des disques durs différents. La fonction qui permet de télécharger tous les devoirs est présente dans l’interface de consultation des travaux. Pour les QCM, il faut télécharger au format
Excel le rapport affiché dans l’interface de consultation des tentatives. Il s’agit d’un rapport synthétique, les tentatives elles-mêmes peuvent être téléchargées, mais uniquement avec des classes avec peu d’inscrits.
